Express-Miejski.pl

Delegacje online - czym różnią się od formy stacjonarnej?

zdjęcie ilustracyjne fot.: mp

Podczas prowadzenia przedsiębiorstwa należy wiele uwagi poświęcić kwestiom związanym ze sprawami podatkowymi, rachunkowymi oraz płacowymi.

Ważnym elementem zaliczanym do tej ostatniej grupy jest prawidłowe naliczanie delegacji pracowniczych. Realizowanie tego zadania we właściwy sposób nie jest niczym prostym. Na szczęście, staje się to znacznie łatwiejsze dzięki wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania komputerowego. Jakie są korzyści stosowania takiego rozwiązania w porównaniu z tradycyjnymi metodami?

Delegacje pracownicze – na jakie trudności napotykają przedsiębiorcy?

Dlaczego należy koniecznie zadbać o to, by proces rozliczania delegacji pracowniczych w przedsiębiorstwie był prawidłowo realizowany? Odpowiedź na to pytanie jest prosta: ponieważ brak dbałości w tej kwestii może doprowadzić do poważnych błędów w rozliczeniach. To zaś stwarza ryzyko nałożenia dotkliwych kar finansowych przez organy kontrolne (Państwowa Inspekcja Pracy).

Aby uniknąć tego typu negatywnych konsekwencji, warto zadbać, by cała dokumentacja związana z delegacjami była zebrana w jednym miejscu. Cel ten można zrealizować np. dzięki wykorzystaniu nowoczesnego systemu komputerowego opartego na technologii chmury (ang. cloud). Jak rozliczyć delegacje online? Wbrew pozorom, mechanizm funkcjonowania tego systemu jest zrozumiały nawet dla osoby, która nie jest zawodowo związana z nowoczesnymi technologiami. Program do zarządzania delegacjami online pozwala na przechowywanie (w wirtualnej przestrzeni dyskowej) takich dokumentów jak na przykład:

  • polecenie wyjazdu służbowego,
  • rachunki i faktury dokumentujące usługi noclegowe, gastronomiczne, parkingowe itd., z których korzystał pracownik w ramach odbywanej delegacji.

Jakie funkcjonalności oferuje program do rozliczania delegacji online?

Ponieważ tego typu system może bezproblemowo działać na laptopach, tabletach czy smartfonach, z tego rozwiązania może swobodnie korzystać pracownik przebywający poza siedzibą firmy. Może na bieżąco umieszczać w systemie zdjęcia lub skany wyżej wymienionych rodzajów dokumentów. Dzięki temu zniwelowanie jest ryzyko negatywnych konsekwencji zagubienia dokumentów. W takiej sytuacji wystarczy otworzyć system i przejrzeć pliki umieszczone na profilu danego pracownika.

Nie jest to jedyna funkcjonalność, jaką oferują nowoczesne programy do rozliczania delegacji. Systemy te są wyposażone także w system czatu. Oznacza to, że za ich pośrednictwem możliwa jest konwersacja między pracownikiem odbywającym delegację służbową a menedżerem. Rozwiązanie to pozwala uniknąć bałaganu w korespondencji mailowej.

Ponadto, nowoczesne systemy komputerowe, dzięki którym może zostać rozliczona delegacja online, pozwalają na integrację z innymi systemami wykorzystywanymi przez dane przedsiębiorstwo. Dzięki temu możliwe jest sparowanie danych z programu np. z zestawieniami dotyczącymi spraw kadrowo-płacowych czy harmonogramem czasu pracy. Ponieważ systemy te umożliwiają także eksport danych do formatów obsługiwanych np. przez arkusze kalkulacyjne, ich analiza pod kątem kosztów poniesionych w poszczególnych okresach także nie powinna sprawić większych trudności.

Program do rozliczania delegacji pracowniczych online – podsumowanie

Rozliczanie delegacji pracowniczych online znacząco różni się od tradycyjnych rozwiązań. Dzięki korzyściom oferowanym przez nowoczesne programy komputerowe rozwiązanie to jest bardziej efektywne pod kątem nakładów czasowych. Oczywiście, aby móc prawidłowo rozliczać delegacje, niezbędna jest także wiedza na tematy podatkowe i kadrowe.

mat. płatny

0

Dodaj komentarz

Dodając komentarz akceptujesz regulamin forum

KOMENTARZE powiadamiaj mnie o nowych komentarzach

REKLAMA